Hiter razvoj informacijske in mobilne tehnologije v današnjih časih se čedalje bolj odraža tudi v poslovnem svetu. E-račun v primerjavi z navadnim, papirnatim računom predstavlja enostavnejšo, cenejšo in hitrejšo opcijo, ki je bolj prijazna tako do uporabnika kot tudi do okolja. Račun je zelo pomemben dokument v svetu podjetništva. Z njim se podjetja srečujejo na vsakodnevni ravni. V Sloveniji že 10 let obstaja zakonodaja na področju e-poslovanje, podjetja pa e-račune lahko izdajajo že več kot 5 let.

Prednosti e-računa

Prednost e-računa je v tem, da je njegova izdaja cenejša, kot če bi izdali navadni račun. Lažje ga je posredovati, ga nadzirati, njegov prevzem je lahko avtomatski. Prejemnik e-računa le-tega lahko direktno poravna, brez da bi se ukvarjal še z zamudnim pretipkavanjem. Gre za znatno varčevanje pri papirju na globalni ravni ter za avtomatizacijo poslovanja.

Postopki pri izdajanju in prejemu e-računa

Izdajatelj lahko e-račun pripravi prek Excela ali Worda v poljubnem formatu (eslog, PDF itd.). Lahko uporabi tudi temu prilagojene aplikacije, kjer je oblika že nastavljena in je treba izpolniti le manjkajoče podatke, kar olajša vpisovanje računov. Dokument je treba podpisati, pripraviti je potrebno pismo z ovojnico. Račun se nato pošlje po elektronski poti (npr e-pošta, e-bančni kanali) do prejemnika. Pošiljatelj lahko od naslovnika zahteva potrditev prejema e-računa.

Prejemnik e-računa je lahko fizična ali pravna oseba. Možno je, da pošiljatelj od prejemnika zahteva potrditev prejema računa. V tem primeru bo moral prejemnik poskrbeti za povratno informacijo. Prejemnik računa si mora še pred njegovim prejemom zagotoviti e-naslov, na katerega bo lahko ta dostavljen. Naslov mora znati uporabljati in ga sproti pregledovati. Prejemnik račun plača in ga ustrezno shrani, zagotoviti si mora zaupanja vreden način hranjenja e-računa.

Možnosti izstavljanja e-računa

Možnosti, na kakšen način se lahko izstavi e-račun, so raznovrstne. Informacijska podpora je na voljo v obliki storitev, mobilnih in drugih rešitev, ki omogočajo izdajo, podpisovanje, nadzor, prevzem, plačilo in vodenje takih računov. Uporabnik se mora zato v prvi fazi pozanimati, katere možnosti so mu na voljo. Le tako se bo lahko odločil za tista, ki je optimalna v njegovem primeru.

Izdajanje e-računov proračunskim uporabnikom

Če se račun izstavi javnemu sektorju oziroma proračunskemu uporabniku, je postopek bolj poenoten. Račun je v tem primeru možno izdati le prek storitve UJP računi. Da bi uporabnik lahko dostopal do te storitve, si mora najprej zagotoviti digitalno potrdilo za elektronsko podpisovanje. V aplikacijo se prijavi z uporabniškim imenom in geslom nato pa skladno z navodili izpolni že nastavljen obrazec.

 

Vir: slovenskieracun.gzs.si