Majhna podjetja še nimajo pogojev za to, da bi bilo računovodstvo lahko eden izmed oddelkov poslovanja znotraj podjetja. Prav zato je treba na področju vodenja računov in poslovnih knjig iskati pomoč od zunaj. Veliko podjetij se zato po pomoč obrne na izbran računovodski servis.

Prednosti sodelovanja s računovodjo

Samostojni podjetniki si večinoma želijo, da bi se jim bilo treba čim manj posluževati storitev od zunaj in prihraniti na stroških. Prav zato včasih težijo k temu, da bi tudi računovodstvo vodili na lastno pest. Vendar pa to zaradi kompleksnosti področja ni priporočljivo. Poklicni računovodje so namreč usposobljeni in izkušeni na tem področju. Poleg tega pa stalno spremljajo morebitne spremembe zakonodaje.

Treba se je zavedati, da je zelo pomembno, da pri vodenju poslovnih knjig ne prihaja do napak, saj so lahko posledice za podjetje velike. V končni fazi se izkaže, da strošek, ki naj bi ga podjetje namenilo za storitve računovodskega servisa, ni tako velik. Sploh če za primerjavo vzamemo višine kazni, ki jih je treba poravnati v primeru ugotovljenih nepravilnosti. Po drugi strani pa prepustitev računovodstva v roke strokovnjakom pomeni, da boste lahko ves svoj čas in energijo vložili v vašo osnovno dejavnost.

Vrste vodenja poslovnih knjig

Ob odprtju podjetja se morate odločiti, če boste vodili enostavno ali dvostavno knjigovodstvo. Pri enostavnem knjigovodstvu se podatki o vseh poslovnih dogodkih vpišejo le enkratno. To pomeni poenostavitev, vendar hkrati slabšo preglednost. Po drugi strani dvostavno knjigovodstvo pomeni, da se vsak poslovni dogodek beleži dvakrat; najprej po času nastanka in potem še glede na vrsto. Ta način vzame več časa, vendar pa omogoča tudi večjo natančnost. Podjetja z višjimi prihodki se morajo avtomatsko odločiti za dvostavno knjigovodstvo, medtem ko je tistim z nižjimi prepuščena izbira.

Stvar pa je dosti bolj enostavna v primeru podjetij, pri katerih so odhodki normirani. To pomeni, da se beleži zgolj prihodke, višina odhodkov pa je že vnaprej predpostavljena. To seveda bistveno olajša poslovanje. tudi ob koncu leta ni treba oddati obsežnega letnega poročila, ampak se odda le davčne evidence.

Slovenski zakoni vsakemu nosilcu dejavnosti nalaga, da mora biti za izdelek ali storitev izdan račun. Ničesar pa ne pravi o tem, v kolikšnem času ga je potrebno izdati, in kakšni naj bi bili primerni roki plačil za fizične osebe in podjetja ter zavode, ki ne veljajo za javna. Tako je na tem področju možne kar nekaj “umetniške svobode”.

Kdaj mora biti izdan račun?

Večina se orientira po nenapisanem pravilu, da je potrebno račun izdati v osmih dneh po opravljeni storitvi. Zakon o tem ne pravi ničesar, tako da je to zgolj eden od dogovorov oziroma mnenj, ki so obveljala pri nas. Račun lahko dejansko izstavite tudi mnogo kasneje – nenazadnje je hitro izdan račun za podjetje zgolj prednost. Prej kot je račun izdan, prej začne teči dogovorjen čas za plačilo in hitreje bo denar na računu. V takšnem primeru je najbolje, da se računi izstavljajo takoj, torej takrat, ko so izdelki dobavljeni in storitev zaključena, tudi vodenje računovodstva je tako lažje.

Zakaj pa bi račun izstavili kasneje? Pri zavezancih za plačilo davka na dodano vrednost je zamik pri izdaji računa lahko pozitiven. Če vidimo, da se nam je za tekoči mesec že nabralo toliko davka na dodano vrednost, da bomo morali pošteno seči v žep in ga plačati, potem velja z naslednjim računom počakati. Če se odločite za izdan račun v naslednjem mesecu, potem bo ta vplival na obračun razlike med vstopnim in izstopnim DDV šele za naslednji mesec. Ali boste DDV zaradi njega torej plačali kasneje, ali pa vam ga morda niti ne bo treba, ker boste davek plačali že s plačilom za vhodne storitve in izdelke.

Kaj pa roki plačila?

Tudi ti niso jasno določeni. Če sodelujete z javnimi zavodi in ustanovami, zakon jasno določa, v kolikšnem času mora biti izdan račun plačan in kakšni so najdaljši dovoljeni roki plačil. Pri poslovanju s fizičnimi osebami in zasebnimi podjetji pa je rok plačila, ki ga boste zapisali na izdan račun, pravzaprav stvar dogovora.