Potni nalogi so dokumenti, ki pričajo o tem, da je prišlo do določene službene poti. Vsako podjetje samo izda interni akt, ki narekuje, kako naj bi se to področje urejalo. Tako obstajajo v naši zakonodaji precej ohlapna pravila na tem področju, ki jih vsako podjetje lahko do določene mere prilagodi.

Je pa nujno potne naloge sproti pisati, jih evidentirati in jih shranjevati še nekaj let od nastanka poti. V primeru inšpekcijskega pregleda boste namreč plačali kazen, če tega področja ne boste ustrezno urejali.

Katere podatke morajo potni nalogi vsebovati?

Kljub temu, da je njihova oblika precej ohlapna, pa je pomembno, da so v njih naslednji podatki. V dokumentaciji mora pisati datum, kdaj je do službene poti prišlo in ura. Torej kdaj je bil odhod in kdaj prihod nazaj s službenega potovanja. Napisano mora biti, na kakšen način je bila pot opravljena; je šlo za vožnjo s privat / službenim avtom, z vlakom, avionom ali s katerim drugim prevoznim sredstvom. Kam se je šlo in kakšen je bil namen odhoda? Je šlo za katero službeno izobraževanje, za ogled primerov dobre prakse, navezovanje stikov s poslovnimi partnerji, udeležba na sejmu? Vse te stvari je treba čim bolj natančno opredeliti.

Pomembno je seveda tudi to, da se ve, kdo točno je na to službeno pot šel in kolikšni so skupni storški, ki so na tej poti nastali. Pri tem naj bi potni nalog izpolnil zaposleni, ki na službeno pot odhaja. Mora pa dokument preveriti in podpisati tudi njegov vodja oziroma več vodij, če jih je več. Potni nalog naj bi se izdalo še pred odhodom na pot. Tako naj bi bil izolnjen vsaj s tistimi podatki, ki so vnaprej že znani. Ob prihodu nazaj se ga zgolj dopolni z manjkajočimi. Če pa to ni možno, se celotni dokument izpolni takoj ob prihodu nazaj s poti.