En izmed opravkov, ki je še vedno pogosto prisoten v življenju praktično vsakega podjetnika, pa tudi mnogih posameznikov nasploh, je fotokopiranje. V nekaterih panogah brez tega preprosto ne gre, drugje pa na ta način prihranimo čas in denar. Kopiranje je torej pomemben opravek v poslovnem svetu, prinaša pa tudi nekaj sitnosti, na katere je treba paziti. Sploh tisti podjetniki, ki potrebujejo kopiranje v velikih obsegih ali pa kar neomejeno, se morajo zavedati nekaterih zagat, ki spadajo k tem nalogam.
Oprema
Za fotokopiranje so seveda potrebne ustrezne naprave. Najprej je treba zagotoviti kopirni stroj, ki je lahko ločena naprava, večinoma pa jih najdemo v sodobnih multifunkcijskih napravah, ki omogočajo tudi tiskanje, skeniranje in druge funkcije. V vsakem primeru pa je treba pred začetkom poslovnega ali drugega kopiranja poskrbeti za to, da imamo primerno napravo in da je ta pripravljena na uporabo.
Ni vsaka naprava primerna za vsako opravilo. Kljub temu, da zmorejo kopirati tudi najcenejše multifunkcijske naprave, te ne bodo kos opravilom, ki jih rutinsko izvajajo že mali podjetniki. Treba je preveriti, ali naprava res omogoča kopiranje v obsegu, ki se zahteva, poleg tega pa je dobro preveriti še zahteve po vzdrževanju, servisiranju in podobno. V končni fazi se je treba prepričati, da je naprava učinkovita in varčna, še posebej, če gre za dolgoročno in pogosto fotokopiranje.
Materiali
Poleg ustrezne naprave se za uspešno kopiranje potrebuje vsaj še dvoje – barva in papir. Pri nakupu katerekoli naprave, ki omogoča kopiranje, je zato pametno preveriti, katero barvo uporablja, koliko ta stane in kakšna je poraba. Lahko se zgodi, da višjo začetno investicijo odtehta cenovno ugodna barva, ki poceni kopiranje na dolgi rok, ali pa obratno. Pri papirju za običajno rabo ni omejitev, lahko pa se zaplete za tiste uporabnike, ki imajo nekoliko drugačne zahteve – kopiranje na papir, ki ni običajni pisarniški, lahko predstavlja težavo za določene naprave, zato je treba vnaprej preveriti, če naprava res izpolni vse naše želje.